Como crear una factura o sale invoice y guardar registro






En esta quinta entrega del formulario que permite crear una factua de venta, comprobante de venta o sale invoice, veremos como guardar los datos de la factura una vez ingresados, es decir como pasar los datos del listbox con los articulos y los textbox con fecha, nombre del cliente y domicilio a la base de datos que se encuentra en una Hoja de Excel.

Hasta el momento se han ido incorporando nuevas funcionalidades al formulario a los fines de poder facturar un producto, entre ello se vio como ingresar un cliente e inmediatamente se buscaba en la base de datos a medida que se escribe mostrando los resultados coincidentes con lo escrito, en un listbox, también se explicó que si el cliente no se encontraba en la base de datos, existía la opción de cargarlo, luego se explicó como elegir un ítemes desde un listbox con los artículos cargados y pasarlos a otro listbox que se encuentra en la factura; también se vio como eliminar artículos en caso de error al facturar; haciendo todos los cálculos necesarios de pecio por cantidad para determinar el total de la factura; con ello ya se tiene todos los datos necesarios, estando lista para grabar en la base de datos y generar la próxima factura.

Recuerden que antes se vió:

Como crear una factura o sale invoice seleccionando cliente de listbox
Como crear una factura o sale invoice guardar cliente nuevo
Como crear una factura o sale invoice seleccionando articulos en listbox
Como crear una factura o sale invoice eliminar articulos del listbox
Como crear una factura o sale invoice y guardar registro
Como crear una factura o sale invoice guardar e imprimir
Como crear una factura o sale invoice y guardar en PDF
Como crear una factura o sale invoice y grabar guardar PDF XLS y enviar por MAIL
Como crear una factura o sale invoice y descontar de Stock o Inventario

Antes de seguir recomiendo leer un excelente libro sobre Excel que te ayudará operar las planillas u hojas de cálculo, haz click acá, si quieres aprender sobre Excel, en inglés, entonces debes hacer click here. Si lo que necesitas es aprender o profundizar sobre la programación de macros con VBA este es unos de los mejores cursos on line que he visto en internet.

  

Al final del post se encuentre el link para descargar el archivo de ejemplo denominado como crear una factura o sale invoice y guardar registro; siguiendo el ejemplo que se venía desarrollando, una vez cargados los datos necesarios se procede a guardar la factura correspondiente en la base de datos.

Previo a guardar la macro valida que se haya ingresado una fecha y el nombre del cliente, la dirección es opcional, también valida que se hayan ingresado o haya artículos facturados, caso contrario no deja proseguir con el guardado de datos, saltadas esta validaciones la macro lo que hace es buscar la última fila con datos en la base de datos donde se guardan las facturas.

Encontrada la última fila con datos procede a pasar los datos de los textbox y listbox a la base de datos que está en Excel en la fila y columna correspondiente, para trasladar los datos del listbox a la hoja de Excel se usa un código con la estructura siguiente:

a.Cells(filaedit, "A") = ListBox1.List(fila, 0)

Es decir  que una celda  x de la columnaA será igual al dato del listbox 1 cuyo dato se ubica en la fila x de la columna 0; se determina mediante un bucle cual es la fila y columna donde se deben buscar y guardar los datos; la macro va recorriendo todas las filas del listbox y guardando dato por dato en la hoja de Excel.

Una explicación más detallada y gráfica de la macro presentada se muestra en el vídeo que se muestra seguidamente, recomiendo observar para una más fácil comprensión de la macro; suscribe a nuestra web desde la parte superior derecha de la página ingresando tu mail y a nuestro canal de You Tube para recibir en tu correo vídeos explicativos sobre macros interesantes, como por ejemplo Como cerrar libro dependiendo de fecha de caducidadbuscar en listbox mientras escribes en textboxComo conectar Excel con Word crear archivo e insertar textoComo crear un autonumerico en Excel y muchos ejemplos más.














Código que se inserta en un módulo




Public cod, art, mar, pv, ctr, creg
Sub muestra1()
UserForm2.Show
End Sub


Código que se inserta en un formulario

Private Sub CommandButton1_Click()
Unload Me
End Sub

Private Sub ListBox1_KeyPress(ByVal KeyAscii As MSForms.ReturnInteger)
On Error Resume Next
If KeyAscii = 13 Then
Set a = Sheets("Articulos")
filaedit = a.Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
fila = Me.ListBox1.ListIndex
'a.Cells(filaedit, "A") = ListBox1.List(fila, 0)
'a.Cells(filaedit, "B") = ListBox1.List(fila, 1)
'a.Cells(filaedit, "C") = ListBox1.List(fila, 2)
'a.Cells(filaedit, "D") = ListBox1.List(fila, 3)
'a.Cells(filaedit, "E") = ListBox1.List(fila, 4)
'a.Cells(filaedit, "F") = ListBox1.List(fila, 5)
'a.Cells(filaedit, "G") = ListBox1.List(fila, 6)
'a.Cells(filaedit, "H") = ListBox1.List(fila, 7)
'a.Cells(filaedit, "I") = ListBox1.List(fila, 8)
cod = ListBox1.List(fila, 1)
art = ListBox1.List(fila, 2)
mar = ListBox1.List(fila, 3)
pv = ListBox1.List(fila, 8)
End If
Unload UserForm1
UserForm3.Show
End Sub

Private Sub TextBox1_Change()
On Error Resume Next
Set b = Sheets("Articulos")
uf = b.Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row
If Trim(TextBox1.Value) = "" Then
Me.ListBox1.Clear
     'Me.ListBox1.List() = b.Range("A2:H" & uf).Value
     'Me.ListBox1.RowSource = "Hoja2!A2:H" & uf
     'Adiciona un item al listbox reservado para la cabecera
UserForm1.ListBox1.AddItem

For i = 2 To uf
  ' strg = b.Cells(i, 4).Value
   'If UCase(strg) Like UCase(TextBox2.Value) & "*" Then
       Me.ListBox1.AddItem b.Cells(i, 1)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 1) = b.Cells(i, 2)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 2) = b.Cells(i, 3)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 3) = b.Cells(i, 4)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 4) = b.Cells(i, 5)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 5) = b.Cells(i, 6)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 6) = b.Cells(i, 7)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 7) = b.Cells(i, 8)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 8) = b.Cells(i, 9)
  ' End If
Next i

'Carga los datos de la cabecera en listbox
For ii = 0 To 9
UserForm1.ListBox1.List(0, ii) = Sheets("Articulos").Cells(1, ii + 1)
Next ii
   Exit Sub
End If

b.AutoFilterMode = False
Me.ListBox1.Clear
Me.ListBox1.RowSource = Clear
'Adiciona un item al listbox reservado para la cabecera
UserForm1.ListBox1.AddItem
For i = 2 To uf
   strg = b.Cells(i, 3).Value
   If UCase(strg) Like UCase(TextBox1.Value) & "*" Then
       Me.ListBox1.AddItem b.Cells(i, 1)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 1) = b.Cells(i, 2)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 2) = b.Cells(i, 3)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 3) = b.Cells(i, 4)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 4) = b.Cells(i, 5)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 5) = b.Cells(i, 6)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 6) = b.Cells(i, 7)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 7) = b.Cells(i, 8)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 8) = b.Cells(i, 9)
   End If
Next i

'Carga los datos de la cabecera en listbox
For ii = 0 To 9
UserForm1.ListBox1.List(0, ii) = Sheets("Articulos").Cells(1, ii + 1)
Next ii
'Me.ListBox1.ColumnWidths = "20 pt;70 pt;180 pt;80 pt;60 pt;60 pt;60 pt;60pt"
End Sub
Private Sub TextBox2_Change()
On Error Resume Next
Set b = Sheets("Articulos")
uf = b.Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row
If Trim(TextBox2.Value) = "" Then
Me.ListBox1.Clear
     'Me.ListBox1.List() = b.Range("A2:H" & uf).Value
     'Me.ListBox1.RowSource = "Hoja2!A2:H" & uf
     'Adiciona un item al listbox reservado para la cabecera
UserForm1.ListBox1.AddItem

For i = 2 To uf
  ' strg = b.Cells(i, 4).Value
   'If UCase(strg) Like UCase(TextBox2.Value) & "*" Then
       Me.ListBox1.AddItem b.Cells(i, 1)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 1) = b.Cells(i, 2)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 2) = b.Cells(i, 3)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 3) = b.Cells(i, 4)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 4) = b.Cells(i, 5)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 5) = b.Cells(i, 6)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 6) = b.Cells(i, 7)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 7) = b.Cells(i, 8)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 8) = b.Cells(i, 9)
  ' End If
Next i

'Carga los datos de la cabecera en listbox
For ii = 0 To 9
UserForm1.ListBox1.List(0, ii) = Sheets("Articulos").Cells(1, ii + 1)
Next ii
   Exit Sub
End If
b.AutoFilterMode = False
Me.ListBox1.Clear
Me.ListBox1.RowSource = Clear

'Adiciona un item al listbox reservado para la cabecera
UserForm1.ListBox1.AddItem

For i = 2 To uf
   strg = b.Cells(i, 4).Value
   If UCase(strg) Like UCase(TextBox2.Value) & "*" Then
       Me.ListBox1.AddItem b.Cells(i, 1)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 1) = b.Cells(i, 2)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 2) = b.Cells(i, 3)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 3) = b.Cells(i, 4)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 4) = b.Cells(i, 5)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 5) = b.Cells(i, 6)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 6) = b.Cells(i, 7)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 7) = b.Cells(i, 8)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 8) = b.Cells(i, 9)
   End If
Next i

'Carga los datos de la cabecera en listbox
For ii = 0 To 9
UserForm1.ListBox1.List(0, ii) = Sheets("Articulos").Cells(1, ii + 1)
Next ii
End Sub

Private Sub UserForm_Initialize()
Dim fila As Long
On Error Resume Next
Application.DisplayAlerts = False
Application.ScreenUpdating = False
Set b = Sheets("Articulos")
uf = b.Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row
uc = b.Cells(1, Columns.Count).End(xlToLeft).Address
wc = Mid(uc, InStr(uc, "$") + 1, InStr(2, uc, "$") - 2)
With Me.ListBox1
    .ColumnCount = 9
    .ColumnWidths = "20 pt;70 pt;180 pt;80 pt;60 pt;60 pt;60 pt;60pt;60pt"
    '.RowSource = "Hoja2!A1:" & wc & uf
End With
'Adiciona un item al listbox reservado para la cabecera
UserForm1.ListBox1.AddItem

For i = 2 To uf
  ' strg = b.Cells(i, 4).Value
   'If UCase(strg) Like UCase(TextBox2.Value) & "*" Then
       Me.ListBox1.AddItem b.Cells(i, 1)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 1) = b.Cells(i, 2)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 2) = b.Cells(i, 3)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 3) = b.Cells(i, 4)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 4) = b.Cells(i, 5)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 5) = b.Cells(i, 6)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 6) = b.Cells(i, 7)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 7) = b.Cells(i, 8)
       Me.ListBox1.List(Me.ListBox1.ListCount - 1, 8) = b.Cells(i, 9)
  ' End If
Next i

'Carga los datos de la cabecera en listbox
For ii = 0 To 9
UserForm1.ListBox1.List(0, ii) = Sheets("Articulos").Cells(1, ii + 1)
Next ii

Application.DisplayAlerts = True
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer, CloseMode As Integer)
On Error GoTo Fin
If CloseMode <> 1 Then Cancel = True
Fin:
End Sub


Código que se inserta en un formulario

Private Sub CommandButton1_Click()
Unload UserForm2
End Sub

Private Sub CommandButton2_Click()
If UserForm2.ListBox1.ListCount = 0 Or TextBox1 = Empty Or TextBox3 = Empty Then
MsgBox "Debe llenar fecha, cliente y seleccionar por lo menos un articulo antes de guardar en la base de datos", vbCritical, "AVISO"
Exit Sub
End If
Set a = Sheets("DbFac")
uf = a.Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
For x = 0 To UserForm2.ListBox1.ListCount - 1
a.Cells(uf, "A") = Val(UserForm2.Label2.Caption)
a.Cells(uf, "B") = UserForm2.TextBox3
a.Cells(uf, "C") = UserForm2.Label3.Caption
a.Cells(uf, "D") = UserForm2.TextBox1
a.Cells(uf, "E") = UserForm2.TextBox2
a.Cells(uf, "F") = UserForm2.ListBox1.List(x, 0)
a.Cells(uf, "G") = UserForm2.ListBox1.List(x, 1)
a.Cells(uf, "H") = UserForm2.ListBox1.List(x, 2)
a.Cells(uf, "I") = CDec(UserForm2.ListBox1.List(x, 3))
a.Cells(uf, "J") = CDec(ListBox1.List(x, 5))
uf = uf + 1
Next x

UserForm2.TextBox1 = Clear
UserForm2.TextBox2 = Clear
UserForm2.TextBox3 = Clear
UserForm2.ListBox1.Clear
uf = Sheets("DbFac").Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row
Nfac = Application.WorksheetFunction.Max(Sheets("DbFac").Range("A2" & ":A" & uf + 1)) + 1
Label2.Caption = Format(Nfac, "00000000")
End Sub

Private Sub CommandButton3_Click()
UserForm1.Show
End Sub

Private Sub Label4_Click()
ActiveWorkbook.FollowHyperlink "http://www.programarexcel.com/p/home.html"
End Sub

Private Sub ListBox1_DblClick(ByVal Cancel As MSForms.ReturnBoolean)
On Error Resume Next
respuesta = MsgBox("¿Seguro desea eliminar el dato seleccionado?", vbCritical + vbYesNo)
If respuesta = 6 Then
fila = ListBox1.ListIndex
UserForm2.ListBox1.RemoveItem ListBox1.ListIndex
End If
For x = 0 To UserForm2.ListBox1.ListCount - 1
t = CDec(UserForm2.ListBox1.List(x, 6))
tot = tot + t
t = 0
Next x

UserForm2.Label16.Caption = "Total  " & Format(tot, "#,##0.00;-#.##0,00")
UserForm2.Label14.Caption = "Subtotal  " & Format((tot / 1.16), "#,##0.00;-#.##0,00")
UserForm2.Label15.Caption = "IVA  " & Format(((tot / 1.16) * 0.16), "#,##0.00;-#.##0,00")
End Sub

Private Sub ListBox2_Click()
On Error Resume Next
ctr = 1
TextBox1 = Empty
TextBox2 = Empty
fila = Me.ListBox2.ListIndex
Me.TextBox1 = ListBox2.List(fila, 2)
Me.TextBox2 = ListBox2.List(fila, 3)
ListBox2.Visible = False
ctr = 0
End Sub

Private Sub ListBox3_Click()

End Sub

Private Sub TextBox1_AfterUpdate()
creg = ListBox2.ListCount
If creg = 0 Then
ListBox2.Visible = False
RESP = MsgBox("Presione SI para cargar cliente o NO para cancelar y proseguir la realización del comprobante de venta", vbYesNo, "REQUIERE CARGAR EL CLIENTE NUEVO")
    If RESP = 6 Then
    uf = Sheets("Clientes").Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row
    UserForm4.TextBox1 = Application.WorksheetFunction.Max(Sheets("Clientes").Range("A2" & ":A" & uf + 1)) + 1
    UserForm4.TextBox3 = UserForm2.TextBox1
    UserForm4.TextBox2.SetFocus
    UserForm4.Show
    Else
    UserForm2.TextBox2.Locked = False
    UserForm2.TextBox2 = Empty
    UserForm2.TextBox2.SetFocus
    End If
End If
End Sub

Private Sub TextBox1_Change()
If ctr = 1 Then Exit Sub
On Error Resume Next
Set b = Sheets("Clientes")
uf = b.Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row
If Trim(TextBox1.Value) = "" Then
   Me.ListBox2.RowSource = "Clientes!A2:D" & uf
   Exit Sub
End If
b.AutoFilterMode = False
Me.ListBox2.Clear
Me.ListBox2.RowSource = Clear
Me.ListBox2.ColumnCount = 4
For i = 2 To uf
   strg = b.Cells(i, 3).Value
   If UCase(strg) Like "*" & UCase(TextBox1.Value) & "*" Then
       Me.ListBox2.AddItem b.Cells(i, 1)
       Me.ListBox2.List(Me.ListBox2.ListCount - 1, 1) = b.Cells(i, 2)
       Me.ListBox2.List(Me.ListBox2.ListCount - 1, 2) = b.Cells(i, 3)
       Me.ListBox2.List(Me.ListBox2.ListCount - 1, 3) = b.Cells(i, 4)
   End If
Next i
Me.ListBox2.ColumnWidths = "15 pt;50 pt;80 pt;80"
ListBox2.Visible = True
End Sub

Private Sub UserForm_Initialize()
uf = Sheets("DbFac").Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row
Nfac = Application.WorksheetFunction.Max(Sheets("DbFac").Range("A2" & ":A" & uf + 1)) + 1
Label2.Caption = Format(Nfac, "00000000")
Me.ListBox1.ColumnCount = 7
Me.ListBox1.ColumnWidths = "70 pt;160 pt;60 pt;60 pt;60 pt;60 pt;60 pt"
TextBox3.SetFocus
End Sub


Código que se inserta en un formulario

Private Sub TextBox1_KeyDown(ByVal KeyCode As MSForms.ReturnInteger, ByVal Shift As Integer)
Dim t As Variant, tot As Variant
If UserForm3.TextBox1 = Empty Or UserForm3.TextBox1 = 0 Then Exit Sub
On Error Resume Next
If KeyCode = 13 Then
can = Val(UserForm3.TextBox1)
UserForm2.ListBox1.AddItem cod
UserForm2.ListBox1.List(UserForm2.ListBox1.ListCount - 1, 1) = art
UserForm2.ListBox1.List(UserForm2.ListBox1.ListCount - 1, 2) = mar
UserForm2.ListBox1.List(UserForm2.ListBox1.ListCount - 1, 3) = Format(pv, "#,##0.0000;-#.##0,0000")
UserForm2.ListBox1.List(UserForm2.ListBox1.ListCount - 1, 4) = Format(can, "#,##0.00;-#.##0,00")
UserForm2.ListBox1.List(UserForm2.ListBox1.ListCount - 1, 5) = Format((pv * 0.16), "#,##0.00;-#.##0,00")
UserForm2.ListBox1.List(UserForm2.ListBox1.ListCount - 1, 6) = Format(((can * pv) * 1.16), "#,##0.00;-#.##0,00")
Unload UserForm3

For x = 0 To UserForm2.ListBox1.ListCount - 1
t = CDec(UserForm2.ListBox1.List(x, 6))
tot = tot + t
t = 0
Next x

'Alinea los números de la columna del listbox a la derecha
'For j = 3 To 6
'For X = 0 To UserForm2.ListBox1.ListCount - 1
'UserForm2.ListBox1.List(X, j) = Space(10 - 2 * Len(Trim(Format(UserForm2.ListBox1.List(X, j), "#,##0.00;-#.##0,00")))) & UserForm2.ListBox1.List(X, j)
'Next X
'Next j

UserForm2.Label16.Caption = "Total  " & Format(tot, "#,##0.00;-#.##0,00")
UserForm2.Label14.Caption = "Subtotal  " & Format((tot / 1.16), "#,##0.00;-#.##0,00")
UserForm2.Label15.Caption = "IVA  " & Format(((tot / 1.16) * 0.16), "#,##0.00;-#.##0,00")
End If
End Sub



Código que se inserta en un formulario



Private Sub CommandButton1_Click()
If UserForm4.TextBox1 = Empty Or UserForm4.TextBox2 = Empty Or UserForm4.TextBox3 = Empty Or UserForm4.TextBox4 = Empty Then Exit Sub
Set a = Sheets("Clientes")
uf = a.Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
a.Cells(uf, "A") = Val(UserForm4.TextBox1)
a.Cells(uf, "B") = UserForm4.TextBox2
a.Cells(uf, "C") = UserForm4.TextBox3
a.Cells(uf, "D") = UserForm4.TextBox4
UserForm2.TextBox1 = UserForm4.TextBox3
UserForm2.TextBox2 = UserForm4.TextBox4
MsgBox ("Los datos se gaurdarón con éxito"), vbInformation, "AVISO"
Unload UserForm4
End Sub

Private Sub CommandButton2_Click()
Unload UserForm4
End Sub



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